Menyiasati Pelanggan yang Suka Berhutang

Menyiasati Pelanggan yang Suka Berhutang

Situasi seperti pada gambar ini, tentunya sudah seringkali kita hadapi, bukan? Apa yang biasanya kita lakukan dalam menanggapi permintaan pelanggan tersebut? Simak akibat yang mungkin dapat timbul apabila kita tanggapinya seperti berikut.

1. Mengabulkan permintaan dengan terpaksa.

Biasanya kita merasa tidak enak untuk menolak permintaan ini, apalagi jika datangnya dari pelanggan setia, kenalan dekat atau bahkan sanak saudara. Kalau hanya satu orang dan hanya satu kali saja, mungkin masih belum menjadi masalah. Tetapi kalau jumlahnya banyak dan berkali-kali, serta banyak yang tidak melunasinya dapat menguras modal dagang kita yang lambat laun dapat menyebabkan kita tidak bisa belanja persediaan barang dagangan dan ujung-ujungnya dapat berakhir dalam kebangkrutan.

2. Menolak mentah-mentah permintaan tersebut.

Dalam keadaan terpepet dimana modal kita tadi sudah mulai menipis karena seringnya memberikan hutang kepada pelanggan, pasti kita akan menanggapi permintaan berikutnya dengan menolak secara mentah-mentah tanpa memberikan alasan. Bahkan kadang-kadang tanpa disadari kita menanggapinya dengan nada yang kurang ramah. Tanggapan seperti ini dapat berdampak tidak baik terhadap usaha kita, karena pelanggan akan beranggapan pelayanan kita ”tidak ramah”, ”pelit” dan lain-lain. Bahkan apabila kabar buruk ini terdengar ke pelanggan lainnya, bisa-bisa mereka mulai beralih berbelanja ke toko lain.

Wah, serba salah dong ya? Maju kena, Mundur kena ya..

 Lalu bagaimana cara menyiasatinya, mari kita ikuti tips berikut di bawah ini.

Buat catatan kesepakatan rencana pelunasan hutang caranya :

1. Buat ”Kartu Hutang” atas nama masing-masing pelanggan yang berhutang.

• Cantumkan minimal : Tgl Hutang, Jenis Barang yang dibeli, Jumlah Hutang, Tgl Rencana Pelunasan (sesuai kesepakatan).
• Mintakan pelanggan membubuhkan paraf sebagai bukti pelanggan telah sepakat untuk melunasi pada tanggal ”Tgl Rencana Pelunasan” tersebut.
• Jelaskan dengan baik kepada pelanggan bahwa :
• Catatan ini semata untuk mengingatkan kita maupun pelanggan yang bersangkutan untuk menyelesaikan kewajibannya.
• Pemberian hutang ini tidak diberikan kepada sembarang pelanggan, hanya pelanggan setia dan selalu membayar hutangnya tepat waktu sesuai kesepakatan.
• Keterlambatan pelanggan membayar hutang dapat menyebabkan kelangsungan usaha kita terlambat, untuk itu diingatkan kembali tanggal rencana pelunasannya agar sama-sama untung. 

2. Tetapkan batas maksimal pemberian hutang kepada pelanggan.

• Batas maksimal hutang kepada pelanggan sebenarnya sama dengan keuntungan bersih usaha yang diperoleh, namun dengan memberikan hutang kepada pelanggan berarti kita menunda keuntungan usaha.
• Bahkan ada resiko kerugian apabila pelanggan tidak melunasi hutangnya, sehingga untuk menghindari resiko tersebut, jangan menggunakan 100 % keuntungan bersih untuk hutang pelanggan.

Nah caranya adalah :

• Hitung keuntungan bersih usaha yang diperoleh dari pendapatan usaha

dikurangi dengan modal dagang, biaya rutin keluarga, biaya rutin usaha, cadangan kelanggengan dan biaya tak terduga.

• Tentukan berapa bagian atau persen dari hasil perhitungan di atas yang kita akan gunakan sebagai batasan maksimal pemberian hutang. Contoh perhitungan usaha agen beras per bulan :

Pendapatan Usaha : Rp 20.000.000,-

Modal Dagang : Rp 16.000.000,-

Biaya Rutin Keluarga : Rp 1.100.000,-

Biaya Rutin Usaha : Rp 800.000,-

Cadangan kelangengan : Rp 10.000,-

Biaya tak terduga : Rp 500.000,-

-------------------- -

Keuntungan bersih usaha : Rp 1.590.000,-

Misalnya saja, kita hanya akan mengambil ½ dari keuntungan bersih usaha sebagai batas maksimal pemberian hutang kepada pelanggan, jadi besarnya adalah Rp 795.000,-.

Apabila masih ada pelanggan yang ingin berhutang, padahal kita sudah mencapai batas maksimal pemberian hutang, maka berikut cara menyiasatinya :

Bagi pelanggan yang masih berhutang

• Ingatkan kembali kesepakatan hutang yang belum dibayar dengan menunjukkan ”Kartu Hutang Pelanggan” yang telah dibuat.
• Sampaikan permintaan pelunasan hutang kita dengan bahasa sehalus mungkin dan tidak menyinggung perasaan pelanggan yang bersangkutan.

Bagi pelanggan yang mulai ingin berhutang

• Sampaikan permohonan maaf dengan halus bahwa saat ini kita belum bisa memberikan hutang karena hutang yang telah kita berikan kepada pelanggan telah melebihi batas pemberian hutang yang kita sanggup.
• Berikan pengertian pula bahwa apabila kita memaksakan untuk memberikan hutang lagi dapat berakibat usaha kita tidak dapat berjalan dengan lancar. (Jika perlu tunjukkan tumpukan Kartu Hutang Pelanggan yang ada).

Nah dengan melakukan tips diatas, dapat diraih beberapa manfaat :

• Kita dapat melayani permintaan berhutang pelanggan tanpa adanya rasa terpaksa karena ”tidak enak” atau ”tidak adil” terhadap pelanggan satu dengan lainnya.

• Pelanggan juga tidak akan merasa tersinggung apabila ditagih dan bahkan secara sukarela pelanggan berusaha menepati janjinya karena kesepakatannya telah tertulis pada Kartu Hutang Pelanggan.

• Pelanggan tidak akan merasa kecewa secara berlebihan apabila permintaan hutangnya kita tolak, karena diberikan alasan penolakan dan penjelasan yang dapat dimengerti.

• Kelangsungan operasional usaha kita akan tetap terjaga karena modal dagang maupun biaya rutin tidak akan terganggu dengan ditetapkannya Batas Maksimal Pemberian Hutang.

------------------------------------

Pemateri dan Penulis :

Soeksmono Atmowardojo

Penggiat dan aktif dalam kegiatan pemberdayaan para pelaku UMKM, yakni mengadakan pelatihan, konsultasi, dan pendampingan usaha bagi para pelaku UMKM

Email : monocinde@gmail.com